Materiaalse põhivara inventuuri läbiviimine on vajalik mitmel põhjusel, ulatudes seaduslikust kohustusest kuni finantsaruandluse õigsuse ja sisekontrolli tagamiseni.
Inventuuride iga-aastane läbiviimine on ettevõtetele kohustus. Inventuuri läbiviimise nõuded on reguleeritud raamatupidamise seaduses ja teistes siseriiklikes regulatsioonides, näiteks riigi raamatupidamise üldeeskirjas ja raamatupidamise sise-eeskirjas. Kuigi erasektorile ei ole kirja pandud ühtseid põhimõtteid, võib rakendada avaliku sektori jaoks sätestatut.
Põhivarade inventuuri eesmärgid on oluliselt laiemad kui pelgalt varade üle lugemine.
Finantsaruandluse õigsus ja väärtuse hindamine
Põhivara inventuur on kriitilise tähtsusega tagamaks, et finantsaruanded esitaksid õiget ja õiglast teavet varade kohta.
- Olemasolu ja kajastamise õigsus: Inventuuri peamine eesmärk on veenduda varade tegelikus olemasolus. Samuti kontrollitakse vara kajastamise õigsust finantsarvestuses ja bilansikirjetel.
- Amortisatsiooni ja eluea hindamine: Inventuurikomisjon peab hindama vara väärtust ja kontrollima:
◦ Järelejäänud eluea õigsust ning vara alla- või ümberhindamise vajadust.
◦ Amortisatsioonimäärade õigsust.
◦ Amortisatsiooniperioodi muutmise vajadust, kui vara tegelik kasulik tööiga on oluliselt erinev esialgsest hinnangust.
◦ Valitud amortisatsioonimeetodi süstemaatilist peegeldamist vara kasutamisest saadava majandusliku kasu jaotumisest ajas.
- Väärtuse languse tuvastamine: Inventuuri käigus antakse juhtkonnale informatsiooni märkide kohta, mis võiksid viidata vara väärtuse langusele. Ettevõtte juhtkond peab RTJ 5 kohaselt igal bilansipäeval kriitiliselt hindama, kas selliseid märke esineb.
- Mahakandmise tuvastamine: Inventuuri tulemusena selgitatakse välja, kas raamatupidamises arvel olevad varad on kadunud, amortiseerunud või muul moel kasutuskõlbmatuks muutunud. Sellistel juhtudel on vajalik kas nende väärtuse allahindamine või raamatupidamisest mahakandmine (bilansist välja arvamine).
- Kasutud varad: Inventuur aitab fikseerida ka üleliigsed ja kasutult seisvad varad, et need saaks arvestusest eemaldada.
Kasutustingimused ja sisekontroll
Inventuur pakub teavet ka varade füüsilise seisundi ja haldamise kohta:
- Tingimuste kontroll: Inventuur annab informatsiooni põhivarade hoidmis-, säilitamis- ja kasutamistingimuste kohta.
- Riisumised: Inventuuri abil on võimalik tuvastada riisumisi.
- Sisekontrolli tagamine: Inventuuri peetakse üheks esmaseks ettevõtte sisekontrollisüsteemi elemendiks. Kvaliteetselt läbiviidud inventuur annab kõigile ettevõtte üksuste juhtidele kindlustunde, et varade kohta käiv informatsioon finantsaruannetes ja programmis on õige ja õiglane.
Inventuuri läbiviimise aja osas on oluline meeles pidada, et mida kaugemale bilansipäevast inventuur nihkub, seda suurem on risk, et inventuuri läbiviimise ja bilansipäeva vahelisel perioodil tekivad bilansis põhivarade reale vead.