Osaühingu majandusaasta aruande koostamise, kinnitamise ja esitamise kohta kehtivad äriseadustiku kohaselt järgmised nõuded:
1. Aruande koostamine ja kinnitamine
• Juhatuse ülesanne: Pärast majandusaasta lõppu koostab juhatus majandusaasta aruande raamatupidamise seaduses sätestatud korras.
• Dokumentide esitamine osanikele: Juhatus esitab heakskiidetud ja allkirjastatud majandusaasta aruande koos kasumi jaotamise ettepanekuga osanikele tutvumiseks. Kui ühingul on audiitor või nõukogu, tuleb aruandele lisada vastavalt vandeaudiitori aruanne või nõukogu arvamus.
• Osanike otsus: Majandusaasta aruande kinnitamise otsustavad osanikud.
2. Esitamise tähtaeg ja kord
• Tähtaeg: Juhatus peab esitama kinnitatud majandusaasta aruande äriregistrile kuue kuu jooksul arvates majandusaasta lõppemisest.
• Esitaja: Aruande esitab juhatus. Kui osaühingul juhatuse liikmed puuduvad, laieneb esitamise kohustus osaühingu enamus- või ainuosanikule (nõukogu puudumise korral).
• Kinnitamata aruanne: Kui osanikud majandusaasta aruannet ei kinnita, peab juhatus esitama äriregistrile kinnitamata aruande koos vastava märkega.
3. Esitatavad dokumendid ja andmed
Äriregistrile esitatav komplekt peab sisaldama järgmist:
• Majandusaasta aruanne.
• Kasumi jaotamise või kahjumi katmise ettepanek.
• Müügitulu jaotus: Andmed aruandeaasta müügitulu kohta kuni kümne suurema tegevusala kaupa (Eesti majanduse tegevusalade klassifikaatori ehk EMTAK-i järgi).
• Vandeaudiitori aruanne: Kohustuslik vaid juhul, kui ühingul on audiitorkontrolli kohustus seaduse või põhikirja alusel.
• Teave kahjumi katmise kohta: Kui osanikud on otsustanud kahjumi katta teatud viisil (nt osakapitali suurendamise või vähendamise teel), tuleb sellest äriregistrit teavitada.
• Uus osanike nimekiri: Kui võrreldes eelmise aruandeperioodiga on osanike andmed muutunud, esitatakse koos aruandega ka uus osanike nimekiri aruande kinnitamise seisuga.
Kokkuvõtlikult võib aruande esitamist võrrelda koolitöö esitamisega: esmalt valmistab juhatus töö ette (koostamine), seejärel annavad osanikud sellele oma hinde (kinnitamine) ja lõpuks viiakse see õigeaegselt “õpetajale” ehk äriregistrile kontrollimiseks.
Ainuosanikuga osaühingu puhul on tegevuste lihtsustamine võimalik eelkõige otsuste vastuvõtmise korras, tehingute vormistamisel ja likvideerimismenetluses.
Siin on peamised võimalused, kuidas ainuosanik saab oma tegevust lihtsustada:
• Lihtsustatud otsuste vastuvõtmine: Kui osaühingul on üks osanik (või lisaks talle vaid osaühing ise), võib ta vastu võtta otsuseid, järgimata seaduses sätestatud koosoleku kokkukutsumise, kvoorumi ja protokollimise rangeid nõudeid. Otsus tuleb vormistada kirjalikult, osaniku poolt allkirjastada ning selles tuleb märkida osaniku nimi, häälte arv ja otsuse tegemise aeg.
• Juhatuse liikme valimine: Kui ainuosaniku otsus on aluseks juhatuse liikme valimisele, peab osaniku allkiri olema notariaalselt kinnitatud või digitaalselt allkirjastatud. See asendab tavapärast koosoleku protokolli notariaalset tõestamist.
• Hääleõiguse piirangute puudumine: Erinevalt mitme osanikuga ühingust ei kohaldata ainuosanikule hääleõiguse piiranguid. See tähendab, et ainuosanik võib hääletada ka siis, kui otsustatakse tema vabastamist kohustusest või tema ja osaühingu vahelise tehingu tegemist. Sellised tehingud peavad aga olema vormistatud kirjalikult või dokumenteeritud.
• Kiirem likvideerimisprotsess: Kui osaühing otsustatakse lõpetada ja ainuosanik on ise ka likvideerija, on protsess kiirem, kuna ei rakendu kolmekuuline ooteaeg lõpparuandega tutvumise ja registrist kustutamise avalduse esitamise vahel. Samuti võib likvideerimisel järelejäänud vara välja jagada ilma kahekuulise ooteajata pärast seda, kui osanikku on lõpparuandest teavitatud.
• Aruandluse kohustus: Kui osaühingul puuduvad juhatuse liikmed, laieneb majandusaasta aruande esitamise kohustus otse ainuosanikule.
• Vabastus aruannete kontrollist: Piiriülese ühinemise, jagunemise või ümberkujundamise korral ei ole vaja koostada aruannet ega läbi viia audiitorkontrolli, kui osaühingul on ainult üks osanik.
Ainuosanikuna tegutsemist võib võrrelda kiirteel sõitmisega: kuna puudub vajadus teiste osanikega “ristmikel” suunda kooskõlastada, on liikumine kiirem ja bürokraatlikke peatusi on oluliselt vähem.