Iga raamatupidaja õudusunenägu on „termopaber, mis jäi auto armatuurlauale päikese kätte“. Tihti juhtub, et kuu lõpuks raamatupidamisprogrammi jõudes on tšekk loetamatu valge paberileht. Kuidas sellises olukorras käituda ja kuidas seda ennetada?
Kuldreegel. Loetavus on kõige alus Raamatupidamise seadus nõuab, et algdokument peab olema loetav.
-
Kui tšekk on täiesti tühi. Siis ei ole tegemist dokumendiga. Pangaväljavõte tõestab küll, et raha maksti, aga see ei tõesta, mida osteti.
-
Käibemaksu risk. Kui tšekilt ei ole loetav müüja nimi, registrikood või käibemaksusumma, siis sisendkäibemaksu tagasi küsida ei tohi. See on koht, kus Maksuamet järeleandmisi ei tee.
Kuidas sisestada kahjustada saanud tšekk Merit Aktivas? Kui tšekk on osaliselt loetav, toimi nii:
-
Lisa see fail kande juurde.
-
Kanna summa kulussse, aga käibemaksumääraks vali “Ei ole käive”. Me ei saa riigilt raha tagasi küsida dokumendi alusel, mis ei ole korrektne.
-
Selgitusse kirjuta ausalt: “Tšekk osaliselt hävinud, KM ei arvesta.”
Parim lahendus: Pildista kohe! (Google Drive’i nipp) Et vältida tšekkide kulumist või kadumist taskupõhjas, soovitan kasutada lihtsat ja tasuta lahendust – oma nutitelefoni ja Google Drive’i.
Tee nii kohe pärast ostu sooritamist:
-
Ava telefonis Google Drive’i rakendus.
-
Liigu kausta, kuhu kogud ettevõtte tšekke (nt „Ettevõte OÜ tšekid 2024“).
-
Vajuta nurgas asuvale pluss-märgile (+).
-
Vali ikoon „Use Camera“ (või „Scan“).
-
Tee tšekist pilt ja salvesta.
Nii jõuab tšekk koheselt turvalisse pilvekausta. Isegi kui paberist originaal hiljem pesumasinasse satub või päikese käes pleegib, on sul raamatupidamise jaoks korrektne ja loetav koopia olemas. See säästab sind hilisemast peavalust ja tagab, et saad käibemaksu korrektselt tagasi küsida.
Edu!