Korrektse arve koostamine on iga ettevõtja igapäevatöös oluline samm. Eestis reguleerivad arvele esitatavaid nõudeid peamiselt kolm dokumenti: äriseadustik, raamatupidamise seadus ja käibemaksuseadus. Alljärgnev loetelu annab selge ja tervikliku ülevaate andmetest, mis peavad ühel seadustele vastaval arvel kindlasti kajastuma.
1. Müüja andmed (Äriseadustik ja raamatupidamise seadus)
- Ärinimi
- Asukoht (aadress)
- Äriregistri kood
- Käibemaksukohustuslase number (KMKR), kui müüja on käibemaksukohustuslane.
2. Ostja andmed (Raamatupidamise seadus ja käibemaksuseadus)
- Nimi või ärinimi
- Aadress
- Ostja KMKR number (juhul kui ostja on käibemaksukohustuslane ja soetab kauba või teenuse ettevõtluse tarbeks).
3. Arve üldandmed (Raamatupidamise seadus ja käibemaksuseadus)
- Dokumendi nimetus (näiteks “Arve”)
- Arve number (järjekorranumber, mis on unikaalne)
- Arve koostamise kuupäev
- Kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev (kui see erineb arve koostamise kuupäevast).
4. Tehingu sisu ja arvulised näitajad (Raamatupidamise seadus ja käibemaksuseadus)
- Kauba või teenuse kirjeldus
- Kogus ja ühik
- Ühiku hind ilma käibemaksuta
- Rakendatav käibemaksumäär
- Käibemaksusumma eurodes
- Arve tasumisele kuuluv kogusumma.
5. Erimärked (Käibemaksuseadus)
- Viited maksuvabastusele või muudele erisustele, kui need rakenduvad (näiteks märge “pöördmaksustamine”).
6. E-arve saatmise kohustuslikkus. Riigiasutused ja avalik sektor – alates 1. juulist 2019 tuleb avalikule sektorile esitada arved e-arve formaadis. Erasektor (sh teised ettevõtted) – üldist kohustust ei ole, kuid ostjal on õigus e-arvet nõuda. Alates 1. juulist 2025 on kõigil äriregistris end e-arve vastuvõtjaks registreerunud ettevõtetel õigus nõuda müüjalt e-arve esitamist. See tähendab, et arveldamise vormist on saanud ostja valik ning müüja peab olema valmis e-arvet edastama, kui ostja seda soovib.
Nende nõuete täpne järgimine tagab ettevõtte sujuva raamatupidamise ning aitab vältida arusaamatusi Maksu- ja Tolliametiga. Kuigi nõuete nimekiri võib esmapilgul tunduda detailne, on enamik kaasaegseid arveldusprogramme juba seadistatud neid andmeid korrektselt kuvama. Veendu aeg-ajalt, et sinu kasutusel olevad arvepõhjad on ajakohased ja sisaldavad kogu vajalikku informatsiooni.