Külaliste võõrustamisega seotud kulusid saavad ettevõtte raamatupidamisse esitada juhatuse liikmed või selleks volitatud töötajad. Kulu tõendamiseks tuleb raamatupidajale esitada alati originaaldokument, näiteks tšekk või arve.
Alljärgnevalt vaatame lähemalt:
- mis on vastuvõtukulud,
- kuidas neid maksustatakse,
- kuidas käib nende arvestus Merit Aktivas.
Mis on vastuvõtukulud?
Vastuvõtukulud ehk esinduskulud on kulutused, mida ettevõte teeb klientide või koostööpartneritega suhete loomiseks ja hoidmiseks. Nende hulka kuuluvad näiteks külaliste toitlustamine, majutamine, transport ja meelelahutus (teatripiletid, ekskursioonid, vastuvõtud).
Selleks, et kulu saaks õigesti kajastada, peab kuludokumendil (või sellele lisatud seletuskirjal) olema välja toodud:
- vastuvõtu eesmärk (näiteks ärisuhete arendamine või partnerite tänamine);
- kõik osalejad (nii külaliste kui ka oma töötajate nimed ja ettevõtted, mida nad esindavad);
- dokumendi koostaja ja kinnitaja allkirjad koos kuupäevaga.
Põhjalikumate reeglitega tasub tutvuda Maksu- ja Tolliameti (MTA) juhendis „Deklaratsiooni TSD esitamine”.
Kuidas vastuvõtukulusid maksustatakse?
Vastuvõtukuludelt ei saa sisendkäibemaksu tagasi küsida, kuid teatud piirini on need kulud ettevõttele maksuvabad.
Juriidilise isiku maksuvaba piirmäär on 50 eurot kalendrikuus. Sellele lisandub 2% samal kuul makstud isikustatud sotsiaalmaksuga maksustatud väljamaksete (ehk töötajate brutopalkade) summast.
Vastuvõtukulud tuleb deklareerida TSD lisas 5, mis täidetakse e-maksuametis.
- Kui vastuvõtukulude summa jääb eelpool mainitud piirmäära sisse, siis ettevõttele tulumaksukohustust ei teki.
- Kui summa ületab piirmäära, tekib ületanud osalt tulumaksukohustus (määraga 22/78).
Tulumaksukohustuse summat ei pea ise arvutama. Piisab vaid kulude sisestamisest ning süsteem arvestab võimaliku maksukohustuse TSD peal automaatselt.
Vastuvõtukulude maksuvaba piirmäära arvestatakse kalendriaasta põhiselt, mis tähendab, et aasta jooksul toimub pidev ümberarvutus.
Kui ühel kuul tekib kohustus ja järgmisel kuul kulusid pole (kuid tekib täiendav maksuvaba limiit sotsiaalmaksu arvelt), arvutab süsteem piirmäärad automaatselt ümber.
Siin on olulised reeglid ümberarvestuse toimimiseks:
- Süsteem summeerib näitajaid – Maksu- ja Tolliameti (MTA) süsteem liidab TSD lisa 5 täitmisel jooksva kalendriaasta kulud ja piirmäärad kokku alates jaanuari kuust.
- Enammakse tekib automaatselt – Kui sotsiaalmaksu väljamaksete lisandumisel kalendriaasta piirmäär suureneb, väheneb varasem maksukohustus ja tekib tulumaksu enammakse.
- Raha jääb ettemaksukontole – Tekkinud enammakset saab kasutada järgmiste kuude muude maksukohustuste katmiseks või küsida tagasi ettevõtte pangakontole.
- Lõplik seis detsembris – Vastuvõtukulude lõplik ja kulusid koondav ümberarvutus lukustub detsembrikuu TSD esitamisega (järgmise aasta 10. jaanuariks).
Vastuvõtukulude arvestus Merit Aktivas
Siin on samm-sammuline juhend, kuidas kulusid programmi sisestada ja deklareerida.
Samm 1: Ostuarve sisestamine Sisesta kuludokument tavalise ostuarvena menüüs “Ost” – “Ostuarved” (või “Aruandvate isikute kuluaruanded”). Vali artikkel “Vastuvõtukulud”. Sellel on juba seadistatud käibemaksumäär “Ei ole käive” ja konto “4980 Vastuvõtukulud”. Kuna sisendkäibemaksu tagasi küsida ei tohi, sisesta arve reale summa koos käibemaksuga. Salvestamisel teeb programm automaatselt kande:
Deebet 4980 Vastuvõtukulud
Kreedit 2110 Võlad tarnijatele
Samm 2: Deklareeritava summa leidmine Perioodi lõpus, enne TSD esitamist, vaata aruandekuu kasumiaruandest või pearaamatust järele deklareerimisele kuuluv summa (menüüst “Finants” – “Kasumiaruanne” või “Pearaamat”). Kontol “4980 Vastuvõtukulud” olev summa ongi see, mille pead deklareerima.
Samm 3: TSD Lisa 5 täitmine Täida e-maksuametis TSD lisa 5 osa “Kingitused, annetused ja vastuvõtukulud”.
Samm 4: Maksukohustuse kandmine raamatupidamisse.
Kui tekkis tulumaksukohustus, siis
- võib teha raamatupidamise kanded või
- ei tee midagi.
1.Kui kulud ületasid maksuvaba piiri ja tekkis tulumaksukohustus, tee Meritis ise pearaamatu kanne (menüüs “Finants” – “Pearaamatu kanded”):
Deebet 4981 Vastuvõtukulude tulumaks
Kreedit 2360 Ettevõtte tulumaksu võlg
Algdokumendiks vali TSD Lisa 5 ja lisa see manusena.
Samm 5a: Maksukohustuse tasumine. Tekkinud tulumaksukohustus tasu sarnaselt teiste maksudega tarnijale “Maksu- ja Tolliamet”. Tasumata saldot saad alati kontrollida menüüst “Ost” – “Ostu- ja maksuvõlgnevuste aruanne” (vali võla liik “Võlad maksuametile”).
Samm 6a: Ettemakstud tulumaks. Maksuametis maksude ümberarvestamisel võib tekkida ettemakstud tulumaks. Kande saab teha pearaamatus.
Deebet 1210 Maksude ettemaksukonto
Kreedit 4981 Vastuvõtukulude tulumaks
2. Kui kandeid ei tee, siis maksude tasumisel tekib ettemaks. Järgmisel kuul maksuametis maksude ümberarvestamisel tekib ka ettemaks.
Samm 5b: Maksukohustuse tasumine. Tekkinud tulumaksukohustus tasu sarnaselt teiste maksudega tarnijale “Maksu- ja Tolliamet”. Makstud tulumaks jääb ettemaksukontole.
Samm 6b: Ettemakstud tulumaks. Kasuta tasaarvelduse funktsiooni maksude märkimiseks, tasaarvelda ettemaksed ja võlad.
Näidis
Vastuvõtu kuludokumendi lisa
Üldandmed
- Kuupäev:
- Koht:
- Seotud kuluarve nr:
- Vastuvõtu eesmärk
[Sisesta eesmärk, nt: Ärisuhete arendamine, partnerite tänamine, uue projekti arutelu vms]
- Osalejad
| Nr | Osaleja nimi | Esindatav ettevõte |
| 1. | [Külalise nimi] | [Külalise ettevõte] |
| 2. | [Külalise nimi] | [Külalise ettevõte] |
| 3. | ||
| 4. |
- Kinnitused
- Koostas: [Nimi, ametikoht, kuupäev ja allkiri]
- Kinnitas: [Nimi, ametikoht, kuupäev ja allkiri]