Milline on korras raamatupidamine?

Kirjutas /

Iga edukas ettevõte toetub korras finantsidele, kus teekond selguseni on loogiline ja katkematu. See protsess tärkab lihtsast algdokumendist, leiab oma õige koha läbi täpse kontode süsteemi ning vormub lõpuks ülevaatlikeks aruanneteks, tipnedes iga-aastase majandusaasta aruandega

Korras raamatupidamine Merit Aktivas tähendab:

  • kõik korrektsed dokumendid on olemas ja säilitatud Merit Aktiva iga sisestuse juures manusena;
  • kõik dokumendid ja rahaliikumised on kantud sobivatele kontodele ja õigete kuupäevadega;
  • dokumendid ja raamatupidamiskanded on omavahel seostatavad – iga dokumendi  ja iga kande järgi on võimalik leida, milline dokument osaleb aruande koostamisel;
  • programmis on maksud korrektselt arvestatud, õigeaegselt deklareeritud;
  • aastaaruanne on koostatud vastavalt nõuetele ja õigeaegselt esitatud;
  • raamatupidamine on arhiveeritud 7 aastaks.

Korrektsed dokumendid

Korrektne raamatupidamise algdokument on seadusega ettenähtud vorminõuetele vastav tõend, mis kajastab üheselt toimunud majandustehingut. See on aluseks tehingute kandmisel raamatupidamises arvestusse ning õigustab tehtud kulusid maksuarvestuses. 
Nõuetekohane dokument peab sisaldama järgmisi kohustuslikke elemente: 
    • Üldandmed: Dokumendi number ja koostamise kuupäev.
    • Tehingu osapooled: Müüja ja ostja nimed, aadressid ning registrikoodid.
    • Tehingu sisu: Majandusliku tehingu sisu kirjeldus ja periood, millal teenus osutati või kaup müüdi.
    • Arvnäitajad: Kogused, hinnad ja tehingu kogusumma.

Maksuametlikud lisanõuded (nt käibemaksukohustuslastele):
    • Müüja käibemaksuregistri number.
    • Maksubaasid ja -määrad.

Miks see oluline on?
Puuduliku või ebakorrektse dokumendiga tehtud kulutusi ei loeta ettevõtlusega seotud kuludeks. See toob kaasa ettevõttele ettevõtlusega mitteseotud kulu maksustamise tulumaksuga ning võtab õiguse nõuda tagasi sisendkäibemaksu.

Säilitatud algdokumendid

Manuseid saab Merit Aktiva süsteemi salvestada otse iga dokumendi (nt ostuarve, müügiarve, pearaamatu kande) akna kaudu 
Manuste lisamiseks toimige järgnevalt:
    1. Avage konkreetse kande või dokumendi sisestamise/muutmise aken.
    2. Leidke lehe ülaosast või dokumendi seadistuste juurest kirjaklambri märk.
    3. Avanenud aknasse saate faili lohistada või vajutada “Vali fail”, et see arvutist üles laadida.
    4. Programmi on lubatud üles laadida kõiki levinumaid failiformaate, sealhulgas PDF, JPG, PNG, DOC ja XLS.

Õige kuupäev

Raamatupidamises on õige kuupäev otseselt seotud majandustehingu toimumise ajaga. Dokument peab kajastama tehingut selle tegelikul toimumispäeval, mitte maksmise kuupäeval. See tagab vastavuse Eesti hea raamatupidamistava põhimõtetele. 
Konkreetne õige kuupäev sõltub sellest, mis laadi dokumendiga on tegemist:
    • Majandustehingu algdokument (arve, tšekk, leping): Tehingu toimumise kuupäev või periood.

Raamatupidamise konto

Õige raamatupidamise konto valimiseks oma ettevõtte tehingutele lähtuge alati tehingu sisust ja Merit Aktiva kontoplaanist.

Valige õige kontoklass:

    • Klass 1 (Bilanss): Kajastavad ettevõtte varasid (nt pangakonto, laoruumid, nõuded ostjate vastu) 
    • Klass 2 (Bilanss): Kajastavad ettevõtte kohustusi (nt laenud, võlad hankijatele) ja osakapitali ja jaotamata kasumit.
    • Klass 3 (Kasumiaruanne): Kajastavad ettevõtte tulusid.
    • Klass 4 (Kasumiaruanne): Kajastavad ettevõtte kulusid (nt palgad, reklaam, kontoritarbed)

Kontod ja põhiaruanded

Merit Aktivas on kontod ja põhiaruanded (nagu bilanss ja kasumiaruanne) seotud automaatselt kontoplaani kaudu. Iga kord, kui sisestate müügi- või ostuarve, teeb süsteem kande valitud kontole. Programmi kontoplaan suunab need summad otse põhiaruannete õigetesse lahtritesse. 
Kuidas seos täpselt toimib?
  • Klassifikatsioon: Iga kontoplaani konto on üheselt seotud kas bilansi või kasumiaruande kirjega. Kontokaardil on määratud, kas konto tüüp on Varad, Kohustused, Omakapital, Tulu või Kulu. 
  • Reaalajas uuendamine: Kohe, kui salvestate kande, kajastuvad summad automaatselt aruannetes. Tänu sellele näete käibeandmikku ja põhiaruandeid alati reaalajas. 
  • Aruannete genereerimine: Panga-, lao- ja palgatoimingud on samuti seotud kindlate kontodega. 
Kontroll ja seadistamine
  • Ülekontrollimine: Aruannete õigsust saab kontrollida käibeandmiku abil. Kui teil on vajadus, saate kontoplaani uusi kontosid lisada või seadistada menüüst Seadistused -> Kontoplaan.
  • Automaatsed maksukontod: Programm kasutab automaatseid maksukontosid, mis tagavad maksude korrektse liikumise aruannetesse.

Korrektne maksuarvestus

Korrektne maksuarvestus Merit Aktivas on tagatud süsteemse integreeritusega Maksu- ja Tolliametiga, automaatse käibedeklaratsiooni koostamise ja palgaandmete API-põhise liidestusega.
Kuidas maksuarvestus toimib ja on tagatud?
  • MTA kui vaikimisi tarnija: Kõik maksud on seotud süsteemis oleva tarnijaga “Maksu- ja Tolliamet”.
  • Maksuvõlgade teke: Maksuvõlad ja ettemaksud tekivad automaatselt käibedeklaratsiooni koostamisel müügi- ja ostuarvete alusel või läbi pearaamatu kannete.
  • Maksete sidumine: Tasumised ja tasaarveldused kajastuvad otse Ostu- ja maksuvõlgnevuste tasumise aruandes. .
  • Palgamaksude arvestus: Palgamaksude (tulumaks, sotsiaalmaks jne) korrektseks arvestuseks on soovitatav kasutada Merit Palk programmi, mis arvutab palgad, koostab õiged maksukanded ja saadab need otse Merit Aktivasse.

Aastaaruande esitamine

Aastaruande esitamiseks Merit Aktivas veenduge, et kõik kanded on sisestatud ja saldod klapivad. Liikuge menüüsse Finants > Majandusaasta aruanded ja klikkige nupul Uus aruanne. Valige periood, ettevõtte vorm  ning eksportige andmed Äriregistrisse. 
Aruande koostamise protsess Merit Aktivas näeb ette järgmised sammud:
  • Eeltöö: Kontrollige üle põhivara, laoseisud ja tasumata arved. Veenduge, et eelmise aasta kasumi jaotamise või kahjumi katmise ettepanek on samuti süsteemi sisestatud. 
  • Aruande genereerimine: Valige uue aruande aknas õige periood. Perioodide arvuks märkige “aruandeperiood ja eelnev periood” (või ainult aruandeperiood, kui eelmine on juba esitatud). 
  • Äriregistrisse saatmine: Aruande saab esitada otseühendusega või laadides Merit Aktivast alla XBRL faili, mille saate üles laadida e-Äriregistri portaalis.

Arhiveerimine

Merit Aktivas on võimalus eelmiste perioodide algdokumente ja põhilisi aruandeid säilitada nn arhiveerida väljaspool Aktivat. Seda saab teha programmi menüüst: Finants -> Arhiveerimine.

Pikaajaline säilitamine ja turvalisus
  • Arhiivifailid (PDF, XML ja ZIP) tuleb säilitada vähemalt 7 aastat majandusaasta lõpust.
  • Kasutage nn 3-2-1 varundusreeglit: hoidke faile vähemalt kahes erinevas kohas (nt välisel kõvakettal ja krüpteeritud pilveteenuses) ning tagage failide terviklikkus, et neid saaks vajadusel maksuametile või audiitorile esitada.

Kommenteeri

Scroll to Top